A idéia de compartilhar serviços nas unidades de negócios está existente há algum tempo. Mas é justo dizer que o foco até agora tem sido principalmente o compartilhamento de funções de back office para melhorar a consistência e reduzir os custos.
No entanto, se você olhar com mais detalhes mais frescos da verdadeira natureza e potencial do que os serviços de compartilhamento realmente envolvem, também pode ser um grande gerador de valor para o seu negócio.
Por que serviços compartilhados?
As empresas tendem a recorrer a serviços compartilhados por vários motivos testados e testados. Ao reduzir o número de funcionários e obter economias de escala nos serviços de back office, como RH, Finanças e TI, você pode reduzir os custos operacionais e aumentar a eficiência. Você também pode impulsionar a melhoria contínua e o compartilhamento aprimorado das melhores práticas, padronizando e alinhando os serviços. E você pode concentrar mais energia e recursos em vendas, marketing, inovação e outros aspectos do principal escritório, a casa tradicional de valor agregado. Visto dessa maneira, os serviços compartilhados são essencialmente sobre reduzir custos e obter maior consistência, com uma promessa de mais escopo de se concentrar no núcleo.
Mas e se a eficiência do back office fosse apenas parte da história? E se a geração de valor estivesse muito mais no coração dos serviços de compartilhamento?
Uma visualização mais profunda e mais ampla
Veja qualquer área que você esteja pensando em compartilhar, digamos, por exemplo, RH. Quando você realmente descompacta o que é necessário para o desempenho dessa área, normalmente cobre uma faixa em duas extremidades do espectro de compartilhamento. Estes são tarefas relativamente baixas de valor, alto volume, administrativo e repetitivo que você deseja padronizar para um desempenho consistentemente ideal. O que você procura aqui é, acima de tudo, super eficiência. É tudo sobre a experiência em reunir a experiência-a experiência e o know-how especializado das relativamente poucas pessoas que realmente entendem uma área. A ênfase aqui está em fazer melhor uso de um recurso estratégico de alto valor, escasso. O ponto principal é que esses dois são os dois tipos de compartilhamento - tipos muito diferentes e distintos que precisam abordar de maneiras diferentes para gerar o maior valor.
Centres of consistency
At one end, you have the familiar sharing of transactional services. These are relatively low value, high volume, administrative, repetitive tasks that you want to standardise for consistently optimum performance. What you’re after here is, above all, super efficiency.
Centres of expertise
At the other end, there is a very different flavour of sharing. This is all about pooling expertise – the experience and specialist know-how of the relatively few people who really understand an area. The emphasis here is on making better use of a high value, scarce, strategic resource. The key point is that these two are both types of sharing – very different and distinct types that need addressing in different ways in order to generate the greatest value.
Identificando a oportunidade completa
Portanto, a primeira tarefa é mapear com cuidado e precisão seu potencial de compartilhamento completo nesse espectro de consistência e experiência. Você precisa de um mapa realmente detalhado e preciso, em vez de um esboço geral. Esta é uma tarefa complexa, principalmente porque, inevitavelmente, há áreas cinzentas insuficientes entre os dois extremos, onde os elementos se sobrepõem e se misturam. Além disso, eles também correm o risco de perder uma oportunidade importante de geração de valor, não implementando uma solução que cobre o espectro de compartilhamento completo.
But it is well worth the effort
Companies that set out on their shared services journey without this map are in danger of running into difficulties because the solution they try to adopt does not fit their business well enough. Moreover, they are also at risk of missing an important value generating opportunity by not implementing a solution that covers the full sharing spectrum.
Getting the balance right
The balance between sharing consistency and expertise will depend on the nature of your business.
Um exemplo de como o mapa para compartilhamento de RH pode variar pelo setor da indústria. Isso deve ser altamente adaptado ao seu negócio, situação e ambições específicas. Que tipo de abordagem de hub a seguir, por exemplo, quantos hubs globais ou regionais; se deve manter o serviço compartilhado internamente ou terceirizá-lo; e onde localizar os serviços compartilhados, principalmente onshore ou offshore.
Structuring your sharing
Armed with a clear picture of your sharing landscape you can look to structure the right mix of service. This should be highly tailored to your particular business, situation and ambitions.
At the transactional end of the spectrum, there are four key considerations: whether to have specialised mono-functional shared services or global multifunctional shared services; what kind of hub approach to take, for example how many global or regional hubs; whether to keep the shared service in-house or outsource it; and where to locate the shared services, principally onshore or offshore.
As principais considerações para compartilhar conhecimentos são inevitavelmente muito diferentes. Eles incluem julgar onde é melhor localizar a experiência, para que permaneça perto de outras partes do negócio e a melhor forma de vincular especialistas em todo o mundo, geralmente por meio de uma rede virtual, em vez de localizar fisicamente os especialistas em um só lugar. E existem certos setores em que os serviços compartilhados foram adotados em grande parte, como fabricação, telecons e bens de consumo. grupo de negócios autônomos. De fato, estamos trabalhando com vários clientes de mídia para ajudá-los a explorar e maximizar todo o potencial de compartilhar seus negócios em movimento rápido, altamente complexo, cada vez mais digital, pessoas e intangíveis pesados de ativos. Eles podem encontrar mais valor ao dar o próximo passo em direção a serviços compartilhados multifuncionais. Isso pode não apenas desbloquear economias de escala, mas também gerar valor construindo um centro de especialização para os próprios serviços compartilhados. Isso precisa de uma consideração cuidadosa para encontrar o equilíbrio certo entre otimizar o valor a longo prazo e não morder mais do que pode ser mastigado a curto prazo. Em particular, você precisa manter um olho atento não apenas nos processos e na tecnologia, mas também nas pessoas e mudar aspectos - essas áreas mais suaves geralmente são as mais difíceis de gerenciar com sucesso ao passar para os serviços de compartilhamento.
Realising your full sharing potential
Looking at the evolution of shared services, there are certain functions that have led the way, notably IT, HR and finance. And there are certain sectors where shared services have been taken up in a big way, such as manufacturing, telecoms and consumer goods.
This fits with the traditional high volume low value view of sharing, but take a closer look through the lens of our map and there are certainly opportunities beyond the back office and in other sectors where shared services have historically had less take-up, such as media – a sector where companies are often run as a highly-decentralised group of autonomous businesses. Indeed, we are working with a number of media clients to help them explore and maximise the full potential of sharing across their fast moving, highly complex, increasingly digital, people and intangible asset-heavy businesses.
Exploring multifunctional sharing
Another key area of opportunity lies with organisations that have already adopted shared services for several functions. They may find more value from taking the next step towards multifunctional shared services. This can not only unlock greater economies of scale, but also drive value by building a centre of expertise for shared services itself.
Planning the right first step
For those, by contrast, with little or no shared services already, a key question may be whether to start function-specific, or try to jump directly to a multifunctional approach. This needs careful consideration to strike the right balance between optimising value in the long term and not biting off more than can be chewed in the short term. In particular you need to keep a watchful eye not just on the processes and technology but also on the people and change aspects – these softer areas are often the toughest to manage successfully when moving to sharing services.
Um movimento inteligente
To sum up, every organisation can potentially gain from sharing services – not just by saving money but also generating value. That’s not to say that all organisations should always go down the sharing route. After mapping the risks and rewards for one of our clients for example, we advised them against. But it’s a smart move for everyone to investigate and identify the opportunity properly. If you’d like to explore what this means for you, we’d be very happy to help.
