Comunicação - Por que é tão difícil acertar? Insights

This theme recurs across all industry sectors, but it is particularly relevant when there is a significant amount of change and uncertainty, which unfortunately for many organisations is now the norm as economic, political and technology shifts continue to throw up new challenges. 

No entanto, existem alguns passos simples que as organizações podem tomar, o que melhorará significativamente a maneira como se comunicam e, portanto, operam. 

Recognising the importance of middle management 

What good is a vision statement or a roadmap for the future if only the leadership team understand it? 

Leaders understand that they must act as role models, but managers have an equally important part to play. In fact, if you ask the majority of employees who influences them the most in the workplace, the answer would be their line manager. 

As equipes de liderança devem entender que não é suficiente que elas se comuniquem; Eles precisam criar um ambiente em que todo gerente entenda que a comunicação é uma parte essencial de seu trabalho, porque esses mesmos gerentes são o principal canal de informações que fluem em torno da organização. Esse fluxo deve incluir o fornecimento de feedback à equipe de liderança, que precisa abraçá -lo para evitar a percepção de que eles estão muito distantes da face de carvão. 

Creating a structure for communication 

One key reason why communication in an organisation can often be ineffective is due to a lack of formal structure. 

As pressões do trabalho diário podem deixar os gerentes com pouco tempo para refletir e pensar sobre o que eles devem se comunicar e como é melhor entregue. Eles também podem não dar prioridade suficiente - talvez vendo -a como importante, mas algo que pode ser facilmente adiado para uma data posterior a favor de uma necessidade mais imediata e premente. 

Investir em Algum treinamento de comunicações estruturadas para gerenciamento pode fornecer um kick-start para hábitos de comunicação mais positivos. Além disso, as responsabilidades de comunicação de todos os funcionários, mas particularmente a gerência sênior e média, podem ser incluídas em seus planos de desempenho e desenvolvimento pessoal. Afinal, a comunicação é uma responsabilidade de gerenciamento, por isso deve ser tratada como tal e aqueles que se comunicam com sucesso devem ser reconhecidos por seus esforços. 

Organizações, ou unidades e funções de negócios individuais, podem achar que pode ajudar a estabelecer um plano de comunicação simples para fornecer atualizações sobre atividades comerciais diárias e relatórios de progresso sobre as principais iniciativas estratégicas. O plano estabeleceria uma série de atividades regulares de comunicação (reuniões recorrentes, atualizações do portal, e -mails, podcasts etc.) que podem ser sobrepostos a algumas atividades ad hoc adicionais para eventos e notícias importantes. Parece óbvio, mas muitas organizações simplesmente não o fazem, ou se estabelecem um plano, ele rapidamente se esquecerá. Não se trata apenas da troca de informações, mas precisa reconhecer e influenciar as motivações e sentimentos que estão por trás dos comportamentos. 

Knowing your audience 

If managers can observe these behaviours and understand what motivates them, they have more chance of building the deeper connections which will not just make them better communicators, but better leaders as well. 

Os comunicadores mais eficazes mantêm consistentemente alguns fatores -chave em mente:

• As pessoas foram informadas ou consultadas sobre o tópico antes? Se este é o primeiro que eles ouviram disso, é compreensível que haja incerteza, desafio e, na maioria das vezes, uma relutância em aceitar qualquer coisa que seja percebida como uma mudança. 
• Com o que as pessoas estão mais interessadas e preocupadas? Por exemplo, a pergunta que os funcionários desejam constantemente respondidos (mesmo que não ousem perguntar) é "o que isso significa para mim?" Estar preparado para discutir isso abertamente significará que a equipe ganha confiança na equipe de gerenciamento, mesmo que nem sempre gostem do que ouvem. Tailoring communications to address this can make a huge difference. For example, the question employees consistently want answered (even if they don’t dare ask it) is “what does this mean for me?” Being prepared to discuss this openly will mean that staff gain confidence in the management team, even if they do not always like what they hear.
• Qual é o idioma certo a ser usado? As mensagens são inequívocas e livres de jargões? É o momento certo ou errado para introduzir algum humor? Essas (e várias outras) são perguntas a serem consideradas ao tentar garantir a terra de comunicações de maneira eficaz.   Is a robust or more conciliatory approach appropriate? Are messages unambiguous and jargon-free? Is this the right or wrong time to introduce some humour? These (and several others) are all questions to consider in trying to ensure communications land effectively.  
• Qual é a melhor maneira de entregar a comunicação? Há uma série de fatores a serem considerados como a importância, relevância, urgência e complexidade da comunicação, que ditarão o que é mais apropriado. No entanto, resta uma regra de ouro: cara a cara é quase sempre preferível para qualquer coisa que seja importante ou que afeta as pessoas pessoalmente.  There are now so many options available from formal presentations to informal briefings, emails, podcasts, and even text messages, that it is sometimes difficult to know what is best. There is a range of factors to consider such as the importance, relevance, urgency, and complexity of the communication, which will dictate what is most appropriate. However, there remains one golden rule: face to face is nearly always preferable for anything that is important or that impacts people personally. 
• Qual é o nível certo de interação? Não faz apenas as pessoas se sentirem mais envolvidas, geralmente ajuda a moldar comunicações futuras para torná -las ainda mais eficazes. O restante da organização não pode ser subestimado. Algumas mudanças estruturais simples - esclarecer responsabilidades e ter uma abordagem e um plano claros - também podem fazer uma diferença tangível e um treinamento de comunicação de boa qualidade.  As discussed earlier, communication needs to be two-way, so providing the opportunity to hear feedback and answer questions is an important consideration. It doesn’t just make people feel more engaged, it usually helps to shape future communications to make them even more effective.

Seizing the opportunity to improve internal communications

The importance of leveraging middle management to act as the conduit between the senior team and the rest of the organisation cannot be underestimated. Some simple structural changes – clarifying responsibilities and having a clear approach and plan – can also make a tangible difference and good quality communications training. 

Da mesma forma, adaptar a comunicação em termos de estilo, conteúdo e médio ajudará a garantir que ele aterrisse com o público de maneira eficaz. Nada disso é ciência de foguetes. É tudo bom, conselhos de bom senso, e talvez esse seja o problema - tudo parece um pouco fácil demais. 

Portanto, se as organizações puderem ser honestas consigo mesmas sobre onde estão ficando curtas e se comprometem a melhorar as coisas, a oportunidade de melhorar as comunicações internas está lá e Os benefícios de maior engajamento dos funcionários and ultimately enhanced business performance should be in their grasp.